FORMALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La representación gráfica de los procedimientos mediante diagramas permite desarrollar esquemas para comprender más fácilmente la comunicación, el flujo de información y de tareas sobre un proceso o un sistema determinado. La documentación gráfica facilita el análisis de los procesos o sistemas.

Los diagramas representan esquemáticamente, por medio de un conjunto de símbolos convencionales y reglas de construcción, las principales características de los sistemas reales. Volpentesta (2003)

Los diagramas nos permiten modelar una realidad, representarla de una manera simple para facilitar la compresión.   Se utilizan habitualmente, más de lo que suponemos, así por ejemplo un mapa es la representación gráfica de un territorio en el plano bidimensional mientras que el globo terráqueo lo será en el plano tridimensional, también podemos mencionar los planos arquitectónicos, las partituras, los organigramas, etc.   

Cada diagrama se enfoca en un número limitado de aspectos de la realidad que representa, a la vez que minimiza, o inclusive ignora, otros de los aspectos.  Así, por ejemplo, un organigrama muestra la división funcional de una organización y las jerarquías sin mostrar el flujo de información y de tareas.

Nosotros presentaremos 3 diagramas:

• El diagrama de Bloque
  

• El diagrama de Interdependencia Sectorial

• El cursograma o flujograma

Así enunciados el diagrama de bloque es el más abreviado y simple y el cursograma será el más completo y complejo de dibujar.

Diagrama de Bloque

• Es un gráfico compuesto de cuatro rectángulos que representan respectivamente las entradas de información, las distintas operaciones/actividades que integran el procedimiento, los sistemas de información que se utilizan y las salidas de información al final del procedimiento. 
• En el bloque de procesos se identifican las actividades principales en forma independiente del área organizacional que la ejecuta.
• A las actividades (procesos) las vamos a describir con verbos en infinitivo. En esa identificación hay que realizar una descripción breve de la acción en algunas pocas palabras. Es una oración simple conformada por pocas palabras.  No podemos definir la actividad únicamente con el verbo. 
• Las actividades Entregar/ Recibir / Enviar /Recepcionar / Remitir no las identificamos en el DB ya que el diagrama no refleja el flujo de información entre áreas sino los procesos principales del procedimiento.
• Las Entradas y Salidas se identifican con sustantivos.  Son elementos. En general son documentos impresos o digitales. Por ejemplo para el procedimiento de admisión de estudiantes a la Universidad de Navarra que vimos la clase pasada serán entradas y salidas:

Veamos a continuación un ejemplo de Diagrama de Bloque

Diagrama de Interdependencia Sectorial

Respecto al diagrama anterior (Diagrama de Bloque) el Diagrama de Interdependencia Sectorial agrega un elemento importante, la identificación de las áreas organizativas que intervienen en el proceso y la secuencia de operaciones que realizan.  La reingeniería de procesos utiliza este diagrama y lo denomina mapa de proceso.  En la presentación de la clase encontrarás un ejemplo de Diagrama de Interdependencia Sectorial.  

Cursogramas

Los cursogramas, también denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo, son diagramas que representan la secuencia de acciones y los documentos y el flujo de información  que se efectúa entre distintas áreas organizativas.  También permite representar las decisiones que se toman y que habilitan distintos cursos de acción. El cursograma es el diagrama más analítico y completo y por lo tanto permite una visión integral y detallada del proceso.

El Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM) dicto 3 normas para estandarizar la forma de graficar los cursogramas, ellas son:

a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar en los cursogramas

b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación

c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas

Nosotros, en el curso, vamos a ejercitarnos particularmente, en la construcción del Diagrama de Bloque y el Diagrama de Interdependencia Sectorial.  Para ello utilizaremos un aplicativo en línea llamado draw.io (tutorial en la bibliografía de la unidad).

Ahora te propongo navegar la presentación con los conceptos clave de la clase.

Bibliografía Obligatoria

GILLI, J. J. (2018) Diseño organizativo. Estructura y procesos. Capítulo 5. Diseño de Sistemas Administrativos. (5.5 Págs. 203 -210).