Sistemas y procedimientos administrativos

Hoy entraremos de lleno al corazón de la materia que es el estudio de los sistemas administrativos. En algunos textos sistemas administrativos será sinónimo de procesos de negocio, procesos de gestión o circuitos administrativos. 

Veamos algunas definiciones del sistema administrativo

• Según Volpentesta (2014) el sistema administrativo permite que las políticas adoptadas por el nivel superior se traduzcan y operativicen en una multiplicidad de tareas y decisiones que resuelven las rutinas operacionales y que, en su agregación, configuran la actividad total de la organización. 

• Para Gilli (2012) el sistema administrativo es un conjunto inte­grado de procedimientos que formalizan las tareas requeridas para la concre­ción de los objetivos organizacionales y establecen el flujo de información necesaria para la toma de decisiones y el control.

• Preguntando al ChatGPT Los sistemas administrativos son conjuntos organizados de procedimientos, políticas, normativas y tecnologías que una organización utiliza para llevar a cabo y coordinar sus actividades administrativas.  Estos sistemas están diseñados para facilitar la gestión eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales e información, así como para apoyar la toma de decisiones y el logro de los objetivos organizacionales.

En función a las definiciones consultadas podemos concluir que los sistemas administrativos establecerán las pautas y procedimientos (formas de proceder, actuar) para la realización de las tareas operativas. Su razón de ser es que las cosas se hagan. En consecuencia el sistema administrativo deberá diseñarse considerando los objetivos que busca alcanzar la organización. El termino administrativo expresa tareas o actividades que hacen uso de datos o bien los generan en su accionar. Luego esos datos son procesados para obtener información.

La información y sus soportes (documentación) circulan en las organizaciones y la forma en que se administran permiten un mejor o peor desempeño. Cada organización utiliza diferente tipo de información para trabajar y produce otro tanto para sí y para otras organizaciones. Si un sistema produce varias veces la misma información, entonces ésta no se transmite adecuadamente, hay duplicidad de tareas y las funciones se vuelven ineficientes.

Los sistemas administrativos plantean entonces, a través de los procedimientos, resolver el CÓMO se ejecutan las tareas. Para ello se tendrá en cuenta las personas que participan, el flujo de información, los recursos materiales necesarios y la tecnología y sistemas de información que dan soporte a la realización de las tareas.

Se propone una visión por procesos la cual pone el foco en el resultado global o producto obtenido y en la satisfacción de los usuarios internos o externos receptores de este.  En la visión por procesos las actividades se desarrollan horizontalmente en distintos departamentos y cada uno aporta complementariamente al resultado global.  Las tareas indivi­duales son importantes, aunque será condición necesaria pero no suficiente.  Si el proceso global no funciona y en conse­cuencia, la prestación no es de calidad, la entrega se retrasa o existe un alto costo, el proceso será deficiente y no satisfactorio.

La idea central de la visión por procesos es unir las tareas o actividades individuales. Este concepto supone que no debemos solo concentrarnos en las distintas tareas, sino también ser capaces de unirlas e integrarlas.

La visión por procesos se opone a la departamentalización funcional centrada en la especialización de tareas hacia dentro de los límites de un puesto o sector determinado.  Según este criterio cada área funcional se centra en resolver las tareas que tiene asignadas de la manera más eficaz y eficiente sin mirar hacia afuera, lo que redunda en procesos fragmentados y en la carencia de lo que Peter Senge (1992) llamo “una visión compartida” de las oportunidades o de las soluciones posibles a los problemas de una organización.

Ahora te propongo navegar la presentación con los conceptos clave de la clase.

Bibliografía Obligatoria

GILLI, J. J. (2018) Diseño organizativo. Estructura y procesos. Capítulo 5. Diseño de Sistemas Administrativos. (5.1 Págs. 173 -178).