Ya tuvimos una aproximación al concepto de control con la lectura del texto de Saroka ¿recuerdan? Allí ya se establecía la importancia de medir el comportamiento del sistema para determinar el grado de cumplimiento del objetivo definido (una política, una meta, un estándar, un procedimiento).  

El resultado de la medición se compara contra el objetivo y se determina si el 

objetivo fue alcanzado o si existen desviaciones.  En este último caso será necesario aplicar acciones correctivas de manera de modificar el comportamiento del sistema.  Las acciones correctivas podrán perfeccionar o rediseñar  las entradas, procesos y/o salidas para que se ajusten al objetivo o bien revisar la definición del objetivo, dado que podrá suceder que no existe factibilidad para lograrlo.

Llevado al ámbito organizacional el control interno deberá asegurar la consecución de los objetivos organizacionales. Un control es una medida, acción o actividad que se ejecuta para prevenir, mitigar o eliminar un riesgo.  El riesgo es una amenaza que de suceder generará un efecto negativo o un perjuicio.

Pungitore (2006) define al sistema de control interno como “el conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta para evitar la comisión de errores y fraudes y ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización”

De la definición se desprende la característica endógena (interna) del sistema de control, es decir, está incorporado fuertemente al diseño de la estructura organizacional, de los sistemas y procedimientos administrativos y de los sistemas de información.  Cuando hablamos de control, se piensa en significados como: frenar, disminuir, regular, verificar, comprobar, ejercer autoridad, comparar con un estándar o criterio.

Por otra parte, y según las Normas de Control Interno para el Sector Público publicadas por la SIGEN (2014) “El control interno incumbe a todos los que forman parte de la organización. En ese sentido, todos los funcionarios y empleados producen o interactúan con información utilizada en el sistema de control interno, o bien ejecutan acciones de control específicas. Además, todo el personal es responsable de comunicar en forma ascendente, problemas en las operaciones, el incumplimiento del código de conducta -de existir-, la realización de acciones ilícitas u otras violaciones de políticas fijadas por la organización.” Ello está relacionado al establecimiento de un Ambiente de Control que aplica a toda de la organización de manera de estimular y favorecer el cumplimiento de los objetivos del control interno.

Principios de control 

De los objetivos.  El control es imposible si no existen estándares y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean los mismos. Para llevar a cabo el control debemos comparar lo realizado con lo esperado de acuerdo con los objetivos establecidos, entonces decimos que el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos. El control no tiene sentido en sí mismo si no logra hacer aportes concretos en materia de prevención de errores y mejora de los procesos desarrollados en la organización.

De la oportunidad.  No resulta criterioso aplicar los controles en cualquier momento, deberemos aplicarlos antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuirá el logro de los objetivos plateados. Como afirma Pungitore el control interno tiene como finalidad principal prevenir.

De las desviaciones.  Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes o metas, deberá ser investigada para conocer las causas que le dieron origen.   Se identificarán las causas para poder establecer las medidas necesarias de manera de evitarlas en un futuro.

Costo.  La implantación de controles representará un costo, en tiempo y dinero. Debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con su implantación sean mayores que los del costo de operación de los controles.

De la función controlada.  Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar. Por ejemplo: el contador que realiza mensualmente los estados financieros, no puede ser la persona que desarrolle la auditoria de los mismos, porque definitivamente el contador va a dictaminar que todo se encuentra en orden de acuerdo con los planes establecidos y a la normativa vigente.

La función controladora (quien ejerce el control) no debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.  Este principio tiene relación con el principio de la separación de funciones.

Tipos de control

En cuanto a la continuidad el control puede clasificarse en:

• Continuo: cuando se efectúa sin interrupciones o en cada instancia en que se presenta una determinada situación
• Periódico: cuando se verifica a intervalos
• Eventual o de excepción, cuando se cumple solo en ciertas circunstancias

Con relación a la temporalidad (momento en que se lleva a cabo el control) puede ser

• Previo: se da con anticipación a los hechos administrativos que se desean examinar. Como se realiza antes de que se ejecute la acción es de carácter formal, es decir, que se hayan contemplado todas las formalidades requeridas. Por ejemplo, si antes de iniciar un proceso de contratación se había verificado presupuesto disponible.  El control de stock crítico es otro ejemplo que permite una alerta para evitar ausencia de productos y desabastecimiento. También autorizar/denegar presupuestos adicionales de obra.

•  Concomitante o concurrente: que implica la vigilancia en el mismo momento en que se desarrollan los hechos. Se ejerce mientras dura el proceso de realización de la obra, tarea o propósito, para que su ejecución se realice de acuerdo con lo planeado. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Otro ejemplo de control concomitante es el control de asistencia (se  registra la hora de entrada y salida del trabajador para verificar el cumplimiento de la jornada laboral).

• Posterior o de retroalimentación: tiene lugar una vez que ya se ha finalizado el proceso de producción. Ocurre cuando se confronta lo que se hizo con lo que debió haberse realizado. Implica verificar resultados obtenidos una vez que el proceso concluyó. Son ejemplo las conciliaciones entre registros diversos, la evaluación de desempeño, las encuestas de satisfacción a empleados y a clientes.

Si se considera la intensidad del control podemos distinguir

• Analítico: consiste en revisar en todos sus detalles el proceso de los hechos ocurridos y su documentación.

• Sintético: en este caso la apreciación no se verifica en profundidad, sino a través de información resumida relativa a los hechos bajo examen.

Considerando el órgano controlante se reconoce el control:

• Externo: es realizado por órganos exteriores a la organización
• Interno: el control se lleva a cabo por órganos internos a la organización

Ahora te propongo navegar la presentación con los conceptos clave de la clase.

Bibliografía Obligatoria

PUNGITORE, J. L. (2006) Sistemas Administrativos y Control Interno. Capítulo 2. El Sistema de Control Interno. (Págs. 39 -54).

GILLI, J. J. (2018) Diseño organizativo. Estructura y procesos. Capítulo 5. Diseño de Sistemas Administrativos. (5.3 y 5.4 Págs. 189 -203).