Sistemas y procedimientos administrativos

Un procedimiento refiere a una forma de proceder, de actuar para lograr un objetivo.

Como describe Folgar (1999) se “tiene una forma de proceder para fabricar o para vender un elemento, y también se tiene una forma de proceder para tomar el subte o para hacer compras en el supermercado, etc. La característica generalizada de estas formas de proceder o procedimientos es la transmisión oral o por vía del ejemplo y la imitación.”  En ese caso existe un procedimiento informal. Cuando la forma de proceder se describe a través de un documento por escrito, hablamos de un procedimiento formal, que en las organizaciones homogeniza las formas de actuación.

Los procedimientos se utilizan para ordenar las gestiones, generar siempre las mismas acciones y documentos con el mismo tipo de información en forma independiente a las personas que ejecutan las tareas.  En consecuencia, los procedimientos se utilizan para formalizar las actividades rutinarias propias de la administración operativa.

Así por ejemplo, si consideramos el ingreso de un nodocente a la Universidad independientemente de la unidad académica u hospitalaria en la cual se produzca la incorporación el procedimiento de actuación deberá ser el mismo.  El procedimiento homogeniza actuaciones.

Un procedimiento es una sucesión cronológica y secuencial de actividades que da como resultado final un producto o servicio.   Por ejemplo, el procedimiento de concursos docentes tiene como resultado final el nombramiento de uno o varios docentes en condición de regular.  También vamos a destacar que en un procedimiento participan distintas áreas internas (quienes ejecutan las tareas) y en algunos casos áreas externas como los proveedores de bienes y servicios o el Ministerio de Educación.

Para un procedimiento identificamos al menos 3 elementos principales: (después vamos a identificar algunos mas)

• Las entradas: son los elementos que permiten activar los procesos. Siguiendo el ejemplo del concurso docente la solicitud de inscripción del aspirante y la documentación requerida en la inscripción será una entrada.  Para su identificación utilizamos sustantivos.
• Los procesos (Actividades - acciones).  Para su identificación utilizamos verbos en infinitivo.
• Las Salidas: son el resultado de los procesos. Al igual que las entradas son elementos que identificamos con sustantivos. Por ejemplo: el número de tramitación, Dictamen, Resolución de nombramiento.

Como una extensión de los procedimientos existen las instrucciones de trabajo, que son parcializaciones (una porción) de los procedimientos dirigidas a un determinado rol (actor) o tarea, con el fin de suministrar la información requerida para cada caso particular, con exclusividad.  Se denominan instructivos.  Por ejemplo, el instructivo para generar la cuenta @uba.ar que permite acceder a la red Wifi de cualquier edificio de la Universidad y a distintos servicios como Office365. 

Te propongo ahora que leas y analices el siguiente documento click aca que refiere a un procedimiento administrativo para el préstamo y uso de equipo audiovisual y/o computadores portátiles, en particular los puntos 1, 2, 3, 4 y 6.  Analiza el lenguaje utilizado y la redacción  y el grado de estructuración que presenta ¿qué elementos podes identificar en el punto 6 Descripción de actividades?

También te pido que mires el siguiente video sobre un procedimiento de admisión como estudiante a una Universidad.

Ahora tomando una posición desde el punto de vista de la Universidad (que es quién propone o elabora el procedimiento) te pido identificar y enunciar:

1. ¿Qué Entradas identificas?
2. ¿Qué actividades (procesos) se describen?
3. ¿Cuáles son las Salidas que tendrá el procedimiento descripto?

Podes armar un documento en formato word con las respuestas a cada pregunta (a modo de enumeración) o diseñar el Diagrama de Bloque correspondiente. El documento lo ingresas a la tarea Procedimiento de Admisión Estudiante. 

link a presentación de la clase

Bibliografía Obligatoria

FOLGAR, O (1999) Los procedimientos, cursogramas, diagramas de procesos y formularios.  Resumen para fines didácticos.  Capítulo II. Los procedimientos.