Sistemas y procedimientos administrativos

El Manual de Procedimientos es un documento que agrupa al conjunto de procedimientos de una organización o área de gestión de manera ordenada y sistemática.

La presentación de un procedimiento aislado no permite conocer toda la actividad de una dependencia o unidad académica o unidad administrativa.  Es necesario que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de Procedimientos.

Los procedimientos a formalizar e incluir en el manual serán aquellos de carácter básico y repetitivo.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Caratula (la cual incluirá el nombre de la institución y área de gestión a la cual refieren los procedimientos, fecha de emisión y revisión a través del control de versión)

• Índice de contenidos
• Objetivo
• Alcance
• Áreas de aplicación o de alcance de los procedimientos
• Antecedentes y Normativa aplicable
• Narrativa del procedimiento
• Formularios asociados al procedimiento
• Diagramas (de Bloque, Flujogramas)
• Glosario de Términos

Con relación a la narrativa incluirá:

• Breve Descripción de cada tarea
• Momento de realización
• Área Responsable de la por la realización
• Información requerida para efectuar la tarea e información generada por la misma
• Soportes de información a utilizar
• Decisiones a tomar y puntos de control

UTILIDAD DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Su utilidad estará dada por el logro de los siguientes objetivos

• Uniformar las rutinas de trabajo.

• Facilitar la evaluación del control interno.
• Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
• Auxiliar en la inducción del puesto y a la capacitación del personal nuevo
• Aumentar la eficiencia de los empleados, al describir lo que deben hacer y cómo deben hacerlo
• Constituir una base para el análisis y mejoramiento de los procedimientos de trabajo y de los sistemas de información que dan soporte a las operaciones.

El control de versión permite documentar el historial de cambios de manera de mantener una memoria del documento. Indica fecha de creación, revisión y aprobación y los responsables de cada fase.

¿Qué hacer cuando hay modificaciones a los procedimientos vigentes?

por ejemplo como consecuencia de una acción de mejora continua. El procedimiento que se está analizando pasa a ser un procedimiento en revisión.  Los cambios se analizan e incluyen en el documento, se controlan y, luego, se autoriza. De esa manera pasará a formar parte nuevamente de los procedimientos vigentes (en una nueva versión).

Al procedimiento anterior se lo califica como procedimiento obsoleto. Estos nunca se destruyen porque servirán de base para la revisión.  Es necesario poder determinar cómo se realizaban las tareas en un primer momento y cuáles fueron las ediciones que sufrieron con el paso del tiempo,

Se adjunta a continuación una presentación con un formato sugerido de manual.

EJEMPLO DE CONTROL DE VERSION

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2