Sistemas y procedimientos administrativos

¿Qué técnicas o herramientas de relevamiento conoces para recopilar información?

La clase de hoy tiene como objetivo exponer las herramientas más importantes y mayormente utilizadas para la búsqueda y obtención de información.

La intención es adquirir datos primarios directos de la realidad y opiniones (afirmaciones y juicios de las personas) que permita el diagnóstico de la situación actual.  Para poder describir un procedimiento será necesario realizar los relevamientos necesarios en las distintas áreas organizativas participantes de modo de obtener el conocimiento total de la operatoria.  Para ello será muy importante ser curioso, quedarse sin dudas y no tener temor a preguntar.

Por otra parte a partir del relevamiento se podrá identificar áreas susceptibles de mejoras. Podrá identificarse tareas redundantes o innecesarias, necesidad de optimizar el flujo de trabajo y la reducción de los tiempos de espera, la reducción de errores y de reprocesos, la eliminación de controles que no agregan valor o la incorporación de otros faltantes, por citar algunos ejemplos.

Es usual utilizar distintas herramientas en forma combinada.  Por ejemplo, las 

entrevistas personales a distintos actores participantes del proceso y la revisión de documentación de respaldo de las operaciones (comprobantes que van dejando rastro de una operación: un contrato, un recibo, la orden de compra, la factura del proveedor, el legajo personal, la rendición de los gastos de un proyecto de investigación).  La utilización de distintas herramientas de relevamiento permitirá establecer un grado de coherencia y relación entre la información relevada por uno y otro método y en uno y otro sector.  

La entrevista es una de las herramientas interactivas de mayor uso dado que implica la interacción entre al menos 2 personas, el entrevistador y el entrevistado.

Podrán efectuarse también entrevistas grupales denominadas Focus Group. Se utilizan como método de investigación cualitativo que reúne a varias personas en forma simultánea y en una sola instancia para el intercambio de ideas y opiniones.  

En la interacción entre el entrevistador y el entrevistado será importante entonces habilitar una escucha activa, presente, atenta, enfocada en el otro.

 “Para saber lo que al otro le interesa es fundamental haberlo escuchado antes. Sólo habiéndolo escuchado puedo conocer sus inquietudes, qué cosas le importan”¹

 Para escuchar no basta sólo con oír.  El oír es una función biológica, comprendida dentro de nuestros 5 sentidos sensoriales.  Y muchas veces se presenta espontáneamente, oímos sin desear oír, simplemente nos ocurre.

Para escuchar es necesario percibir e interpretar lo que el otro está diciendo.  Percibir a través de todos nuestros sentidos. Observar posturas, ritmo de respiración, tonos de voz, musicalidad y cadencias del habla, silencios, corporalidad, gestos y movimientos, emocionalidad. Es decir, percibir lo que se dice a través del lenguaje no verbal.

La interpretación es dar sentido a lo que una persona está diciendo.  Según Echeverria (2013) “La escucha, en la medida que es una interpretación de lo que el otro dice, siempre será una aproximación mas o menos certera, de lo que el otro ha buscado expresar”.

Esto reconoce el carácter activo de la escucha y el compromiso de comprender profundamente el punto de vista e inquietudes del otro. También plantea una brecha, al hablar de aproximación entre lo que una persona dice y otra persona interpreta.

Otras herramientas de relevamiento a analizar son los cuestionarios y la observación directa. 

Ahora te propongo navegar la presentación con los conceptos clave de la clase y mirar el siguiente video

⁽¹⁾ ECHEVERRIA, R. (2013) Actos del lenguaje, Volumen 1, la Escucha.

Bibliografía Obligatoria

MAUAD, C. y Otros. Técnicas de Relevamiento. UNLP-FCE (Pags.3 – 27)

Bibliografía Ampliatoria

ECHEVERRIA, R. (2013) Actos del lenguaje, Volumen 1, la Escucha. (Pags. 72 – 97)