Sistemas y procedimientos administrativos
U2. Foro sobre procedimientos administrativos en tu ámbito laboral
¿Hay en tu dependencia o lugar de trabajo algún procedimiento escrito? Si es así ¿Podrías adjuntarlo al foro?
Comenta brevemente tu experiencia y tu opinión respecto a las fortalezas y/o debilidades de poseer procedimientos escritos en tu ámbito laboral. (Por favor nos recordás ¿en qué área de la Universidad trabajas?). Te pido que seas muy concreto en la respuesta.
¿Quién comienza?
Hola! Trabajo en la SEFA (Sección de estudios de filosofía antigua), Instituto de Filosofía, FFyL. Una de mis tareas es ingresar los libros que entran a la Sección a un Catálogo general de toda la UBA. Este proceso se hace por medio de un sistema que se llama Koha. Tenemos un Manual de procedimiento que es muy útil para el trabajo, sobre todo cuando se trata de algunas publicaciones un tanto extrañas. Si bien yo me lo imprimí y anillé para trabajar, el Manual está siendo revisado y actualizado continuamente online. Contiene una cantidad de hipervínculos que permiten buscar más información sobre algún campo sin volver demasiado extenso al manual. Un gran trabajo de los Nodocentes bibliotecarios de la facultad!!!
Trabajo en el Registro Académico de la Facultad de Ciencias Sociales, es una dirección que depende de la Secretaría Académica y entre mis funciones está la de gestionar el adicional por posgrado de los/las docentes de la casa. Si bien quien aprueba -o no- la solicitud es Rectorado, cada Facultad debe ingresarla a un sistema llamado “PRISMA Posgrados”. La carga implica contar con cierta información y documentación preparada de determinada manera que debe brindar el/la docente solicitante. En el momento en que se implementó el sistema recibí un curso de capacitación conjuntamente con el manual del usuario. En mi caso particular fueron pocas las veces que volví a consultarlo, calculo que tiene que ver con que estuvo bien dado el curso y también con que el sistema es muy sencillo, pero contar con la posibilidad de tener a mano el manual para evacuar cualquier inquietud procedimental es un recurso valioso.
Soy Verónica Pereyra, trabajo en el Departamento de Imprenta de la Facultad de Ciencias Económicas. En mi sector no hay manual de procedimientos. Se usó el sistema COMDOC desde la oficina para la compra de insumos, dónde se iniciaba expediente y se hacía seguimiento del mismo. Actualmente, desde la Dirección de Mesa de Entradas se usa el sistema de expediente electrónico (SEE) para estos trámites. Si bien realicé la capacitación en su oportunidad, no lo he usado, ya que el inicio de cualquier trámite se hace a través de la Dirección de Prestaciones, Servicios y Mantenimiento, de quien dependemos.
Adjunto dicho manual.
https://servicios.fmed.uba.ar/gde/manuales/ManualdeCapacitacionSEE.pdf
Trabajo en la Dirección de Sistemas de la Facultad de Ciencias Sociales y hace unos años hice un manual de procedimientos para mi equipo de trabajo.
Creo que es una muy buena herramienta para unificar criterios al momento de encarar ciertas tareas, también nos permite perfeccionar y mejorar nuestras funciones. Todo esto lo considero fortalezas.
Como debilidad puede pasar que alguno no esté de acuerdo con ciertos puntos o no lo tomen en serio como debería ser y a raíz de eso, no se cumplan al pie de la letra. Lo que provocaría una falla del equipo (PC) y deriva en un reclamo al sector, lo cual es evitable en muchos casos.
Trabajo en la facultad de Ciencias Sociales , actualmente en el punto de información , un sector creado hace 7 meses con el objetivo , de brindar información y apoyo a los alumnos y nuevos ingresantes , sobre cuestiones académicas , inscripciones , edilicias etc. Dado que es un sector creado recientemente aun no contamos con manual de procedimiento , ni un sistema operativo propio.
Interesantes participaciones de Damian Casarotti, Gabriela Casnati, Milena Champion, Silvina Dematei, Cintia Galati y Verónica Pereyra.
En su mayoría aportaron manuales de uso de sistemas de información utilizados en la automatización de tareas. Esos manuales a su vez describen formas de proceder dado el alto grado de vinculación entre el proceso administrativo y los sistemas de información asociados. Es el caso de la catalogación de libros a través de Koha, la gestión de los títulos de posgrado por Prisma y las compras a través del Siu Diaguita.
El elemento que aporta Damián es un claro ejemplo de instructivo. Describe los pasos que se deben seguir para realizar correctamente una actividad o trabajo específico que es la configuración inicial de un equipo PC (no se si aplica también a las notebook). La tareas es realizada por un técnico de la Dirección de Sistemas.
Hola, soy Eduardo Adán, trabajo en concursos docentes de exactas. Específicamente recibo los concursos para sustanciar cuando tienen jurados asignados. Notifico postulantes, notifico jurados y cargo la documentación al sistema. Una vez cumplido lo necesario para iniciar la coordinación de fechas se lo envío a mi compañero que se encarga de eso.
No tenemos un procedimiento escrito del área... yo tengo un check list detallado al cual voy completando para cada concurso y con eso elimino, bueno minimizo la posibilidad de errores. Básicamente es un mini manual de procedimiento, solo que no esta pensado para que cualquiera pueda leerlo y entender como hacer el trabajo, sino que sirve de control de pasos y ademas tiene la información que me permite copiar y pegar para no tener que ir cargando nombres y otras cosas en los distintos sistemas.
Un manual de procedimiento es, a mi forma de entender, indispensable si uno quiere dejar de depender de que el que sabe como se hace este disponible.