Sistemas y procedimientos administrativos
Proceso de Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos refiere a la conversión de documentos en soporte físico en copias digitales. Podrán digitalizarse documentos en papel, manuscritos, microfichas, diapositivas, libros, planos, mapas, fotografías entre otros.
En el ciclo de vida de los documentos podemos distinguir 3 fases: la Activa, la Semiactiva y la Inactiva.
La fase activa inicia con el nacimiento de la tramitación, es decir cuando los documentos son creados y utilizados en la cotidianeidad de la gestión institucional. Estos documentos son demandados para permitir la gestión operativa.
La fase semiactiva se corresponde con tramitaciones ya terminadas, por lo general en forma reciente y a las cuales no se incorporan nuevos documentos. Las tramitaciones en fase semiactiva son consultadas por excepción. Me refiero a lo que comúnmente llamamos documentos en guarda transitoria.
Finalmente llegamos a la fase inactiva en la cual los documentos pueden formar parte del archivo definitivo o eliminarse según las exigencias legales y fiscales establecidas para su conservación.
Los proyectos de digitalización podrán aplicarse a cualquiera de las fases enunciadas.
Para la fase activa corresponde la digitalización de los documentos de tramitaciones en curso, si es que estos no nacen digitales, para permitir su incorporación a un expediente electrónico. Es lo que actualmente plantea la utilización del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). El objetivo es facilitar el acceso a la documentación, hacer un uso responsable del papel y la tinta reduciendo su consumo y agilizar los trámites y las gestiones. También podrá incorporarse a la administración de historias clínicas, legajos de personal, actas de calificaciones y registros en general.
En los casos de tramitaciones en fase semiactiva o inactiva la digitalización propone la difusión y preservación de los documentos originales al reducir la manipulación y permitir la consulta de los documentos digitales. Será prioritario determinar el valor potencial de la documentación a digitalizar, en función al interés de su contenido y con relación a las necesidades de consulta de los usuarios actuales y potenciales.
A continuación, les comparto un video referido a procesos de digitalización en volúmenes masivos de documentos. No encontré vídeos referidos a experiencias locales, como fue la digitalización de partidas de nacimiento y actas de matrimonio en registros civiles argentinos. El video complementa el escrito especifico de lectura para la clase (pueden observar como funcionan el escáner de tipo satelital).
Digitalización de Actas en Registros Civiles de Paraguay
Por otra parte también se establecen los plazos mínimos de guarda y conservación de la documentación. Ello determina el tiempo de retención de la documentación. Este tiempo podrá variar de 6 meses a 10 años y habrá también documentación de guarda permanente.
Así por ejemplo un expediente de Contratación Directa tiene un plazo de guarda de 5 años a contar desde la fecha de la orden de pago y la Rendición de una Caja Chica tiene un plazo de guarda de 10 años a contar desde la fecha de la rendición. La normativa establece que una vez vencido el plazo de guarda de las actuaciones administrativas se procede a su depuración. La depuración implica la desafectación y eliminación del soporte papel por cumplimiento del plazo de guarda.
Bibliografía Obligatoria
Bibliografía de Consulta
U4.Decreto 1131/2016 del Ministerio de Modernización. Archivo y Digitalización de Expedientes.
Resolución 44/16 de la Secretaría de Modernización Administrativa. Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas
Resolución 44/16 Anexo I Plazos mínimos de conservación y guarda
Resolución 44/16 Anexo II Procedimiento Guarda Temporal, Archivo y Recuperación EE
Resolución 44/16 Anexo III Proceso de Digitalización de Documentos y Expedientes en Soporte Papel para su Archivo Electrónico e Incorporación al Repositorio Único de Documentos Oficiales – RUDO del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE.
Resolución 18/2018 de la Secretaría de Modernización Administrativa 26/02/2018 - Procedimiento de Digitalización de Documentación Administrativa por Lotes